Werkvertrag: ein Erfolg, der sich an jedem Beleg nachprüfen lässt

Ein Werkvertrag verpflichtet den Unternehmer, einen vereinbarten Erfolg herbeizuführen, und den Besteller, das abgenommene Ergebnis zu bezahlen. Geregelt ist diese Vertragsform in § 631 BGB und den folgenden Vorschriften. Bei einem Projekt zur Dokumentenverarbeitung ist der Erfolg kein Stück Programmcode, sondern ein Ablauf, in dem eingehende Belege erkannt, gelesen und gegen die Bestellung geprüft werden.

Was ist ein Werkvertrag? Die Definition im BGB

Das Gesetz versteht unter einem Werk jeden Erfolg, der durch Arbeit oder Dienstleistung herbeigeführt wird: die Reparatur einer Maschine ebenso wie ein Gutachten oder ein Programm. Der Unternehmer schuldet dieses Ergebnis, und wie viele Stunden er dafür braucht, ist seine Sache. Er bestimmt selbst, mit welchen Leuten, mit welchen Werkzeugen und in welcher Reihenfolge gearbeitet wird, und er trägt das Risiko, dass der Aufwand höher ausfällt als gedacht.

Drei Merkmale unterscheiden diese Vertragsform von der bloßen Tätigkeit:

• Bezug auf den Erfolg. Bezahlt wird das Ergebnis, das der Beschreibung entspricht, nicht das Bemühen darum.
• Billigung durch den Besteller. Mit der Abnahme erklärt der Besteller, dass das Ergebnis im Wesentlichen vertragsgemäß ist; ab diesem Zeitpunkt ist die Vergütung fällig (§ 641 BGB), soweit sie nicht schon als Abschlag gezahlt wurde.
• Einstehen für Abweichungen. Entspricht das Ergebnis nicht der vereinbarten Beschaffenheit, bekommt der Unternehmer in der Regel zuerst Gelegenheit zur Nacherfüllung, bevor Rücktritt oder Minderung in Betracht kommen.

Das Gegenstück, bei dem allein sorgfältiges Arbeiten geschuldet ist, heißt Dienstvertrag. Für die Einordnung zählt, was die Parteien tatsächlich vereinbart haben; der Titel über dem Dokument ist dabei nebensächlich.

Das Werk, wenn Belege von Lieferanten verarbeitet werden

Betriebe, bei denen täglich Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Frachtpapiere eintreffen, bestellen im Kern nicht „eine KI“. Sie bestellen, dass ein bestimmter Teil dieser Post nicht mehr von Hand geöffnet, abgetippt und neben die Bestellung gelegt werden muss. Als Werk lässt sich das nur fassen, wenn die Beschreibung den Weg eines Belegs von Anfang bis Ende nennt:

1. Eingang. Aus welchem Postfach oder Ordner die Dokumente kommen und welche Absender dazugehören.
2. Erkennen. Welche Dokumenttypen unterschieden werden, etwa Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Prüfzeugnis, und was mit allem anderen geschieht.
3. Lesen. Welche Felder je Typ übernommen werden: Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise, zugesagter Liefertermin.
4. Abgleichen. Gegen welche Daten geprüft wird, also Bestellung, Wareneingang oder Artikelstamm, und welche Differenz noch als Übereinstimmung gilt.
5. Weitergeben. Was ins ERP geschrieben wird und was stattdessen auf einer Klärungsliste landet, mit Verweis auf die Stelle im Dokument.

Jeder dieser Schritte hinterlässt etwas, das sich vorzeigen lässt: erkannte Typen, gelesene Felder, einen Abgleich mit Ergebnis, einen Eintrag im Protokoll. Erst dadurch wird der Ablauf als Werk vereinbar. Wie Felder und Regeln so aufgeschrieben werden, dass später niemand über ihre Bedeutung streitet, ist Aufgabe der Leistungsbeschreibung.

Pflichten beider Seiten: Herstellung, Mitwirkung, Vergütung

Nach § 633 BGB hat der Unternehmer das Werk ohne Sach- und Rechtsmängel zu verschaffen. Zum zweiten Teil gehört bei Software, dass keine Rechte Dritter der vereinbarten Nutzung entgegenstehen, etwa durch eingebundene Bibliotheken, deren Lizenz diese Nutzung nicht erlaubt.

Auf der anderen Seite stehen Zahlung und Abnahme: Der Besteller vergütet das Werk und nimmt es ab, sobald es vertragsgemäß hergestellt ist (§§ 631, 640 BGB). Daneben steht eine Pflicht, die in Dokumentenprojekten den Takt bestimmt: die Mitwirkung. Ohne echte Belege aus dem eigenen Eingang, ohne Zugang zu einer Testumgebung des ERP und ohne eine Person, die sagt, welcher Wert auf einer Auftragsbestätigung der richtige ist, lässt sich kein Abgleich bauen. Befindet sich der Besteller deshalb im Annahmeverzug, gewährt § 642 BGB dem Unternehmer eine angemessene Entschädigung. Sie bemisst sich nach Dauer des Verzugs und Höhe der vereinbarten Vergütung, abzüglich dessen, was der Unternehmer infolge des Verzugs an Aufwendungen erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Arbeitskraft erwerben kann (§ 642 Abs. 2 BGB). Zusätzlich darf er zur Nachholung eine angemessene Frist bestimmen und dabei erklären, dass er kündige, falls die Mitwirkung bis zum Fristende ausbleibt; wird bis dahin nichts nachgeholt, gilt der Vertrag kraft Gesetzes als aufgehoben (§ 643 Satz 2 BGB).

Bis zur Abnahme muss der Unternehmer nicht vollständig vorleisten. Nach § 632a BGB kann er Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes verlangen, den seine bereits erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen haben, und belegt diesen Wert mit einer nachvollziehbaren Aufstellung. Ist das Erbrachte nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten. Gut greifbar wird das, wenn der Vertrag Etappen bildet, zum Beispiel wenn die Lieferscheine schon automatisch verarbeitet werden, während die Prüfzeugnisse noch folgen.

Wo der Werkvertrag nicht passt

Nicht jede Arbeit an Dokumenten lässt sich als Erfolg beschreiben. Solange unklar ist, welche Belegarten überhaupt ankommen, wie uneinheitlich die Vorlagen der Lieferanten ausfallen und ob die Stammdaten einen Abgleich tragen, fehlt der Maßstab. Eine erste Sichtung des Eingangs, die Beratung zur Architektur oder die Begleitung einer Einführung sind deshalb Tätigkeiten. Sie gehören in eine eigene Vereinbarung, die ein Abschlussdokument benennt statt einer Prüfung des Ergebnisses. Erst nach einer solchen Sichtung lässt sich die Umsetzung zu einem festen Preis beschreiben.

Ebenso wenig trägt die Vertragsform, wenn in Wahrheit eine Person gesucht wird, die im Betrieb mitarbeitet, etwa jemand, der täglich die offenen Fälle der Auftragsabwicklung abarbeitet und dabei den Anweisungen der Sachbearbeitung folgt. Dann ist kein Ergebnis Gegenstand der Vereinbarung, sondern eingegliederte Arbeitskraft; welche Merkmale eine solche Eingliederung ausmachen, entscheidet sich am gelebten Alltag.

Formulierungen, die den Erfolg offenlassen

• „Das System liest Lieferscheine.“ Welche Lieferanten, welche Felder, und was gilt als gelesen? Ohne diese Angaben ist jeder Stand zugleich fertig und unfertig.
• „Automatische Verbuchung aller Auftragsbestätigungen.“ Ein Versprechen, das niemand ernsthaft einlösen kann, weil unleserliche Scans, handschriftliche Ergänzungen und fehlende Bestellnummern vorkommen. Beschreibbar ist, dass solche Fälle erkannt und zur Klärung gestellt werden.
• Kein Wort zu Differenzen. Nennt der Lieferant einen anderen Preis als bestellt, muss feststehen, ob der Beleg angehalten, markiert oder durchgelassen wird.
• Kein Protokoll. Ist nicht vereinbart, dass jede Übernahme mit ihrer Quelle festgehalten wird, lässt sich später weder ein Fehler nachvollziehen noch eine Abweichung belegen.

Wie wir Dokumentenprojekte zuschneiden

Wir beschreiben das Werk entlang des Belegwegs: Dokumenttypen, Felder, Abgleichregeln, Umgang mit Differenzen und das Protokoll stehen im Angebot, bevor gebaut wird, zusammen mit dem Prüfsatz, an dem später geprüft wird. Geliefert wird in Abschnitten, je Dokumenttyp einzeln prüfbar. Die fachliche Steuerung liegt bei unserer Projektleitung, Fragen zu einzelnen Belegen klären wir mit den benannten Ansprechpartnern im Betrieb. Die Nutzungsrechte am eigens für das Projekt erstellten Code erhält der Auftraggeber, sobald vollständig bezahlt ist. Welche Arbeitsschritte zu einer solchen Einführung gehören, zeigt die Leistung KI-Dokumentenverarbeitung.