Mängelhaftung bei KI-Dokumentenverarbeitung: wann ein ausgelesener Wert ein Mangel ist

Die Mängelhaftung regelt, was ein Besteller verlangen kann, wenn ein gebilligtes Werk von der vereinbarten Beschaffenheit abweicht. Bei einem System, das Geschäftsdokumente ausliest und mit Bestellungen abgleicht, beantwortet sie eine sehr praktische Frage: Ist ein falscher Wert im ERP ein Fehler der Software oder eine Lage, die der Vertrag nie beschrieben hat?

Der Maßstab nach § 633 BGB kommt aus dem Vertrag

Frei von Sachmängeln ist ein Werk zuerst dann, wenn es die vereinbarte Beschaffenheit hat. Nur soweit dazu nichts vereinbart ist, prüft das Gesetz, ob sich das Werk für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet, und wenn auch daraus nichts folgt, ob es im gewöhnlichen Gebrauch funktioniert und so beschaffen ist, wie Werke dieser Art üblicherweise sind und der Besteller es erwarten darf (§ 633 Absatz 2 BGB). Für die Auswertung von Lieferantenbelegen gibt es kein allgemein übliches Niveau; jeder Betrieb hat andere Absender, Formate und Stammdaten. Maßgeblich ist deshalb vor allem die Leistungsbeschreibung: welche Dokumenttypen, welche Felder, welche Abgleichregeln und welcher Weg für Zweifelsfälle zugesagt wurden.

Daneben steht der Rechtsmangel. Ein solcher besteht, wenn ein Dritter wegen des Werks Rechte gegen den Besteller durchsetzen kann, die der Vertrag nicht vorsieht (§ 633 Absatz 3 BGB), zum Beispiel weil eine eingebaute Programmbibliothek unter einer Lizenz steht, die den vorgesehenen Einsatz untersagt.

Vier Fehlerbilder eines Extraktionssystems

• Die stille Fehlbuchung. Ein Feld, das zum vereinbarten Umfang gehört, wird falsch gelesen und ohne Hinweis ins ERP übernommen, obwohl eine Abgleichregel hätte anschlagen müssen. Beispiel: Die Auftragsbestätigung nennt eine kleinere Menge als die Bestellung, der Beleg wird trotzdem als stimmig verbucht.
• Der unterbrochene Klärungsweg. Belege mit Abweichung erscheinen nicht in der Klärungsliste oder ohne Hinweis auf die Stelle im Dokument, sodass die Sachbearbeitung den Widerspruch nicht nachprüfen kann.
• Die lückenhafte Belegspur. Für einzelne Dokumente lässt sich nicht mehr feststellen, wann sie eingegangen sind, welche Werte gelesen wurden oder wer eine Klärung freigegeben hat.
• Das Unterschreiten des Mindestwerts. Wird der Prüfsatz der Übergabe erneut verarbeitet und bestehen weniger seiner Belege den Abgleich als vereinbart, weicht das System von der zugesagten Beschaffenheit ab.

Neuer Absender, neues Layout, ehrliche Rückfrage

Ein einzelner Beleg in der Klärungsliste ist kein Versagen, sondern das vereinbarte Verhalten: Das System hat einen Zweifel gemeldet, statt zu raten. Wie diese Unsicherheit gemessen wird, erklärt der Artikel Konfidenzwert.

Außerhalb der Zusage liegen auch Dokumente, die bei Vertragsschluss nicht beschrieben waren: ein neu gewonnener Lieferant mit eigenem Formular, Prüfzeugnisse, die nie zum Umfang gehörten, Lieferscheine in einer weiteren Sprache. Solche Erweiterungen werden als Nachtrag beschrieben und beauftragt. Schwieriger ist der Fall, in dem ein bekannter Absender sein Formular nach der Übergabe umgestaltet. Entscheidend ist dann, was als Beschaffenheit vereinbart wurde. Sagt die Beschreibung zu, dass Belege dieses Absenders unabhängig von ihrer Aufmachung gelesen werden, kann ein Ausfall beim neuen Formular eine Abweichung sein; nennt sie bestimmte Formularmuster, spricht mehr für eine Erweiterung. Hinzu kommt, dass ein Mangel grundsätzlich nach dem Stand bei der Abnahme beurteilt wird: Eine Änderung, die ein Dritter erst später vornimmt, macht ein bis dahin vertragsgemäßes System in der Regel nicht nachträglich mangelhaft.

Schließlich verändert sich der eigene Betrieb. Werden Artikelnummern umgestellt und die Stammdaten im ERP nicht nachgezogen, meldet der Abgleich zu Recht Differenzen. Das System arbeitet dann richtig, nur der Vergleichswert stimmt nicht mehr.

Welche Rechte die Mängelhaftung dem Besteller gibt (§ 634 BGB)

1. Nacherfüllung (§ 635 BGB). Zuerst bekommt der Unternehmer Gelegenheit, den Mangel zu beheben oder ein neues Werk zu liefern; welchen Weg er geht, entscheidet er selbst, und die dafür erforderlichen Aufwendungen trägt er. Bei einem Dokumentensystem heißt das: Leseregel oder Abgleich korrigieren, den Klärungsweg reparieren und anschließend denselben Prüfsatz erneut durchlaufen lassen.
2. Selbstvornahme (§ 637 BGB). Ist eine vom Besteller gesetzte angemessene Frist zur Nacherfüllung fruchtlos verstrichen und verweigert der Unternehmer die Nacherfüllung nicht zu Recht, kann der Besteller den Mangel selbst beseitigen oder beseitigen lassen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen, auf Wunsch vorab als Vorschuss.
3. Rücktritt oder Minderung (§§ 634 Nr. 3, 636, 323, 638 BGB). Auch dafür muss grundsätzlich eine angemessene Frist zur Nacherfüllung erfolglos abgelaufen sein. Ohne Frist geht es nur ausnahmsweise, etwa wenn der Unternehmer die Nacherfüllung ernsthaft und endgültig verweigert, der Versuch der Nacherfüllung gescheitert ist oder dem Besteller nicht zugemutet werden kann (§§ 323 Absatz 2, 636 BGB). Ist die Pflichtverletzung unerheblich, scheidet der Rücktritt aus (§ 323 Absatz 5 Satz 2 BGB); die Vergütung zu mindern bleibt dann trotzdem möglich.
4. Schadensersatz. Neben den übrigen Rechten kommt Ersatz des Schadens oder vergeblicher Aufwendungen in Betracht, wenn der Unternehmer den Fehler zu vertreten hat (§§ 634 Nr. 4, 280, 281, 284 BGB).

Wann diese Ansprüche verjähren, regelt § 634a BGB, und nicht jede Frist startet mit der Billigung: Daran knüpft das Gesetz nur bei Werken an einer Sache und bei Bauwerken an. Wird ein Softwaresystem anders eingeordnet, kann die regelmäßige Verjährung gelten, deren Lauf von der Entstehung des Anspruchs und der Kenntnis des Bestellers abhängt; die Einordnung ist im Einzelfall zu prüfen. Wie die Abnahme erklärt, fingiert oder mit Vorbehalt verbunden wird, beschreibt der Artikel Abnahme.

Mängelhaftung und Belegspur: wer was beweisen muss

Nach der Billigung muss der Betrieb zeigen, dass ein Fehler im gelieferten System steckt. Bei Dokumenten gelingt das nur mit einem sauberen Protokoll: Welcher Beleg kam wann an, mit welchem Softwarestand wurde er gelesen, welche Werte gingen ins ERP, und hat jemand eine Klärung überstimmt? Fehlt diese Spur, kann offenbleiben, ob die Software falsch gelesen oder ein Mensch falsch entschieden hat.

Die Spur hilft auch bei der Frage nach den Folgen. Mit ihr lassen sich alle Belege finden, die unter demselben fehlerhaften Stand verarbeitet wurden. Ob die Bereinigung dieser bereits gebuchten Werte zur Nacherfüllung gehört oder gesondert geregelt wird, sollte vor dem Start im Vertrag stehen, nicht erst im Streitfall.

Wie wir gemeldete Fehler nach der Übergabe prüfen

Wir ordnen jede Meldung zuerst ein: Abweichung von der Beschreibung, Erweiterung um neue Absender oder Formulare, oder veränderte Stammdaten im Betrieb. Abweichungen beheben wir als Nacherfüllung; womit die Behebung nachgewiesen wird, legt das Angebot fest. Erweiterungen benennen wir offen als Nachtrag, statt sie nebenbei nachzuziehen; die fachliche Abstimmung dazu führt unsere Projektleitung. Wie der Abgleich von Belegen im laufenden Betrieb organisiert ist, beschreibt die Leistung Dokumentenworkflow vom Postfach bis zur Buchung.